Le jour de votre réunion

En tant qu’organisateur

Inviter les participants 

Le jour de votre réunion, vous devrez faire un appel pour ensuite modifier la liste des votants (via l'icône « Recherche » pour la recherche de participants ou l'icône « poubelle » pour retirer un participant). Pour cela, vous devrez aller dans « voir et éditer la liste des participants » et ajuster les participants sur la plateforme. Pour cela vous pouvez les inviter un par un (via l’icône « envoi » sur la ligne du participant) ou inviter tous les participants (via l’icône « Inviter tous les participants »). Si vous avez mentionné un courriel et un numéro de téléphone, les participants recevront leurs codes sur les deux canaux de communication.

Ouvrir une réunion

L'organisateur de la session devra initier la réunion en cliquant sur le bouton « Commencer la réunion ».

 

Pilotage du vote

L'organisateur devra piloter les votes pour pouvoir les rendre accessible aux votants. Pour cela, vous allez devoir retourner dans l'onglet « Voir et éditer la liste des votes ». Vous aurez accès à la liste des votes prévus pour cette réunion.

Cliquez sur l'icône « Commencer » pour ouvrir et piloter individuellement chaque vote. Une page avec le nombre de votants s'ouvre.  

Piloter, suivre et fermer le vote

Dès qu'un participant aura voté, le nombre de votants s'actualise automatiquement. L’organisateur pourra consulter la liste des participants ayant votés ou non grâce à leur trigramme. Le trigramme est créé automatiquement avec la première lettre du prénom et les 2 premières lettres du nom. En cliquant sur le trigramme d’un participant qui n’a pas encore voté, il pourra lui renvoyer l’invitation.

Lorsque tous les participants auront voté, il pourra clôturer le vote en cliquant sur le bouton « Clore ». Ainsi, apparaitra sur son écran les résultats du vote concerné.

 

Votes suivants et clôture de la réunion

L'organisateur pourra ouvrir les votes suivants ou alors si plus aucun vote n'est à faire, il pourra clôturer la réunion en cliquant sur le bouton « Terminer la réunion ». Il devra ensuite confirmer son choix.  

Il pourra ensuite avoir le détail des résultats avec le nombre de voix, le pourcentage et les émargements sous forme de procès-verbal. En cas de vote à bulletin non secret, le nom des participants s’affiche en dessous des réponses. Ce procès-verbal pourra être téléchargeable par l'organisateur. Il est visible uniquement par l'organisateur de session. En aucun cas les participants auront accès à ce dernier via leur code de participant.