Côté organisateur :
Le jour de votre réunion, vous devrez faire un appel pour ensuite modifier la liste des votants (via
l’icône « loupe » pour la recherche de participants ou l’icône « poubelle » pour retirer un
participant).
Pour cela, vous devrez aller dans « voir et éditer la liste des participants » et ajuster les participants sur la plateforme.
Vous allez devoir inviter les participants. Pour cela vous pouvez les inviter un par un (flèche vers le haut sur la ligne du participant) ou inviter tous les participants (double flèche en haut de page).
Si vous avez mentionné un courriel et un numéro de téléphone, les participants recevront leurs codes sur les deux canaux de communication.
Côté participant :
Le participant recevra un courriel de la part d’AV MEETING avec un lien URL et un mot de passe.
En cliquant sur le lien, le participant accède au site. Il doit renseigner son mot de passe inscrit dans le mail reçu.
Une fois identifié, le participant est informé qu’aucun vote n’est disponible actuellement.
L’organisateur de la session devra initier la réunion en cliquant sur « Commencer la réunion ».
Au niveau de l’écran du participant, le message changera. En effet, le site lui indiquera que la réunion a commencé, mais qu’aucun vote n’est encore ouvert.
Côté organisateur :
L’organisateur devra piloter les votes pour pouvoir les rendre accessible aux votants. Pour cela, vous
allez devoir retourner dans l’onglet « Voir et éditer la liste des votes ».
Vous aurez accès à la liste des votes prévus pour cette réunion.
Cliquez sur l'icône "Play" pour ouvrir et piloter individuellement chaque vote.
Une page avec le nombre de votants s’ouvre.
Dès que l’organisateur aura ouvert les votes, une fenêtre pop-up apparaitra sur l’écran du participant avec le vote concerné.
Lorsqu’il aura cliqué sur « voter », un message confirme le vote.
• soit il peut passer au vote suivant,
• soit les votes sont terminés : le participant doit alors attendre la clôture de la réunion par
l'organisateur
Dès qu’un participant aura voté, le nombre de votants s’actualise automatiquement.
Lorsque tous les participants auront voté, il pourra clôturer le vote en cliquant sur « Clore ».
Ainsi, apparaitra sur son écran les résultats du vote concerné.
Du côté du participant, est affiché le résultat du vote (le nombre de voix par réponse et le
pourcentage).
L’organisateur pourra ouvrir les votes suivants ou alors si plus aucun vote n’est à faire, il pourra
clôturer la réunion en cliquant sur « Terminer la réunion ». Il devra ensuite confirmer son choix.
émargements sous forme de procès-verbal.
Ce procès-verbal pourra être téléchargeable par l’organisateur. Ce procès-verbal est visible
uniquement par l’organisateur de session. En aucun cas les participants auront accès à ce procès-verbal via leur code de participant.
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