Comment créer vos participants de réunion?

Le nombre maximum de participants autorisé est de 150. 

Si vous devez gérer plusieurs réunions, vous ne serez pas obligé de recréer à chaque fois les participants. Ils seront conservés d’une fois sur l’autre. Vous n’aurez qu'à les inviter de nouveau en utilisant le bouton “Rechercher” et en les sélectionnant. Vous pourrez, ensuite, ajouter des participants en cliquant sur « Voir et éditer la liste des participants ». 

Pour ajouter un participant, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter ». 

Vous pourrez rajouter les champs suivants : 

 L’identifiant unique du participant : vous pouvez utiliser le matricule du participant, son login, son nom (s’il est unique bien sûr) ou tout autre identifiant unique issu de votre propre système d’information. 

 Le nom et prénom du participant. 

 Son adresse mail. 

 Son numéro de téléphone. 

 Son statut (élu titulaire/suppléant). Ce champ est facultatif. 

 Son poids de vote. Ce champ est facultatif. Si vous remplissez à la fois le champ adresse mail et n° de téléphone, le participant recevra son invitation à la fois sur le mail et sur le téléphone. 

Import des participants Vous avez la possibilité d’importer des participants depuis un fichier Excel. Pour cela il faut cliquer le sur bouton “Importer”. 

Ensuite vous devez télécharger le modèle d’importation, le remplir, le télécharger et cliquer sur le bouton “Importer le fichier”. 

Vous devez respecter l’ordre des colonnes défini dans le fichier exemple. La première ligne est considérée comme une ligne d’entête, elle sera donc ignorée. Un test de cohérence (identifiant unique, email incorrect, …) est réalisé ligne par ligne afin de ne pas bloquer l’import du fichier en cas d’erreurs sur quelques lignes. Ainsi seules les lignes en erreur seront ignorées. Exemple de fichier : 

Voici la correspondance au niveau des statuts : 

 vide ou 0 : pas de statut

  1 : Elu titulaire 

 2 : Elu suppléant Remarque : si vous ne voulez pas gérer le poids de vote, laissez la colonne vide. Attention : si vous importez un second fichier contenant des identifiants déjà existant, les données de ces participants seront mises à jour. 

Gestion du poids de vote La gestion du poids de vote d’un participant est possible. Dans ce cas son nombre de votes sera automatiquement multiplié par le poids de vote saisi. Vous pouvez laisser ce champ vide si vous ne souhaitez pas gérer de poids de vote. Dans le cas contraire, il faudra saisir 1 au minimum.